בכל שנה העובדים צריכים לחתום על טופס 101 כדי שיוכלו לקבל הקלות במס המגיעות להם, וכן כדי שהחברה תוכל להמשיך ולהעסיק כל עובד בצורה חוקית. מילוי טפסים בירוקרטיים לצרכים ארגוניים הם חלק מהחובה של כל עובד, אך לא תמיד העובדים מצליחים להתפנות למילוי הטפסים בזמן מפאת חוסר זמן, שכחה, איבוד הטפסים ועוד שלל סיבות אחרות היוצרות עיכובים ובעיות בירוקרטיות שונות לחברה.
אין ספק כי אם הייתה מערכת טפסים מקוונת וחכמה בה כל עובד יוכל למלא את הטפסים הרלוונטיים בצורה מהירה ופשוטה, היו יכולות להיחסך בעיות ולמנוע עיכובים בשליחת הטפסים ליעדם. החשות הטובות הן כי קיימת מערכת כזו, עליה נרחיב במאמר הנוכחי.
מערכת טפסים – למה היא מומלצת לעסקים?
נוסף לטפסי 101, לכל ארגון יש טפסים בירוקרטיים שונים עליהם העובדים צריכים לחתום כחלק מתנאי ההעסקה שלהם. במקום להמשיך עם תהליך מסורבל של הדפסה, מילוי ידני והעברה פיזית של טפסים שונים, ניתן פשוט למלא ולשלוח אותם באופן מקוון וללא בזבוז זמן ומאמצים עבור ההנהלה והעובדים.
בנוסף, ניתן למנוע איבוד או אי סדר בטפסים השונים המוגשים להנהלה, כיוון שהטפסים המקוונים נשמרים בצורה מסודרת במערכת ייעודית ומאפשרים גישה נוחה ויעילה אליהם בכל זמן ולכל צורך.
מה היתרונות בשימוש עם טפסים מקוונים?
כמו כל מסמך דיגיטלי אחר, גם טופס דיגיטלי מאפשר נוחות ויעילות רבה יותר עבור הצד שבנה את הטופס והצד שצריך למלא אותו. ניתן להגיע לטפסים המקוונים דרך כל מכשיר דיגיטלי שיש בו חיבור לאינטרנט, וכך ניתן למלא, לשלוח ולקבל את הטופס המקוון בכל זמן.
כיצד לבחור מערכת טפסים חכמה לעסק?
בכדי ליצור סדר ארגוני מועיל בחברה, רצוי למצוא מערכת טפסים ידידותית למשתמש שהיא גם נוחה ויעילה. לשם כך יש לפנות לחברות פיתוח תוכנה כמו קופל ראם המתמחות בבנייה של מערכות טפסים בהתאמה אישית.